为进一步做好档案利用工作，促进档案工作服务师生校友提质增效，现将往届毕业生办理档案证明材料有关事项通知如下：

一、查档时间

正常工作日：周一、二、三、五全天，周四上午，寒暑假另行通知。

二、查档地点

校史档案室（知行北楼203）

三、查档方式

1. 现场查档：校友可凭本人有效身份证件现场查档或委托他人代为查档。代替他人查档人员亦请出示本人有效身份证件和委托人有效身份证件（正反面）图片或复印件，并进行现场登记。校外人员现场办理应符合学校有关入校政策要求。

2. 线上查档：校友可将本人有效身份证件（正反面）图片、个人有关信息、材料需求（种类、份数、纸质版或电子版等）、取件方式（委托他人现场取件、委托快递取件）等发送至校史档案室电子邮箱xsdawh@sdu.edu.cn，工作人员处理完毕后将通过邮件进行答复。

3. 有关要求：因学籍档案是个人人事档案的重要组成部分，且部分材料涉及个人隐私，故请凭本人有效身份证件（图片或复印件）进行查档，以便确认身份。为避免重名等情况影响查档效率和准确性，请尽可能详细提供有关个人就读信息，如学历层次、入学和毕业年份、生源地、录取专业、毕业专业、班级等，就读期间如有专升本、转专业、学籍异动等特殊情况，也请一并说明。

四、各类证明材料办理流程

1. 中文证明

办理中文成绩单、学籍卡、学位学历证明、录取证明等，可现场或线上申请办理。

2. 英文证明

（1）英文成绩证明

2013年及以后毕业的本科生、2016年及以后毕业的研究生出具英文成绩单，可现场或线上申请办理。

2012年及以前毕业的本、专科生和2015年及以前毕业的研究生出具英文版成绩单，请下载附件中相应毕业年份英文成绩单模板，根据校史档案室出具的中文版成绩证明（可通过电子邮箱申请电子版），制作完成电子版英文成绩单，并将word版本发送到xsdawh@sdu.edu.cn，由校史档案室进行核对、打印、盖章。要求英文版课程排列顺序、分数绩点、学分学时等信息必须与中文版成绩单保持一致，禁止私自删改，否则不予审核。

（2）高考成绩证明

出具英文版高考成绩证明，请下载附件中相应模板，根据校史档案室出具的带有高考成绩的普通高校录取新生名册（可通过电子邮箱申请电子版），制作完成电子版英文证明，并将word版本发送到xsdawh@sdu.edu.cn，由校史档案室进行核对、打印、盖章。

（3）学位学历证明

办理英文学位学历证明材料，请下载附件中相应模板，翻译完善相关信息后，将word版本发送到xsdawh@sdu.edu.cn，由校史档案室进行核对、打印、盖章。

五、为减少病毒侵害，电子版材料请通过电子邮箱发送。另外，如出具材料份数较多，学校将根据有关规定适当收取档案查证服务费。

未尽事宜，请致电校史档案室咨询，联系电话：0631-5688207，联系人：司老师、赵老师。

校史档案室

 2024年1月19日